Migration of Library System to Cloud, Equipment Update, Operation & Maintenance

Open tender

Japanese title: 図書館システムのクラウドサービスへの移行、機器更新及び運用・保守等業務(職業大) 一式

The Polytechnic University of Japan is seeking services for migrating its library system to a cloud service, updating related equipment, and providing ongoing operation and maintenance. The contract period extends until March 31, 2032, with specific execution details defined in the tender specifications.

Cloud Software and Information Systems

Key Details

  • Source: Kanpo
  • Notice type: Open tender
  • Publication date: May 22, 2026
  • Procuring entity: Mitsuji Sanpei, Branch Manager, Elderly, Disability, Job Seeker Employment Support Organization, The Polytechnic University of Japan
  • Submission deadline: July 13, 2026, 12:00 JST
  • Bid opening: July 21, 2026, 10:00 JST, location: see the official notice
  • Award method: Lowest-price award
  • Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A/B – verify in the tender documents
  • Status: Expired
  • Technology relevance: Possible
  • Business-action likelihood: Medium – The tender is open competitive bidding with a clear process and timeline, but requires local presence and compliance with Japanese qualification standards.

Business Relevance

May interest companies providing cloud migration services, library system software, IT equipment upgrades, and IT operation and maintenance services.

Participation fit

Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.

Official Source

This opportunity is based on a tender notice published in Kanpo, the official gazette of the Government of Japan.

  • Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
  • Official category: 入札公告 / Open competitive tender notice
  • Publication date: May 22, 2026
  • Publication: Kanpo, pages 11

Full English Translation

The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.

Tender Notice:
The following general competitive tender is announced. Date: May 22, 2026. Procuring entity: The Polytechnic University of Japan, Contract Officer: Mitsuji Sanpei. Procurement agency number: 617. Location number: 13.

1. Procurement details:
(1) Item classification numbers 71, 27.
(2) Procurement subject and quantity: Migration of the library system to cloud service, equipment update, and operation and maintenance services (The Polytechnic University of Japan), 1 set.
(3) Specifications: According to the tender explanation document and specifications.
(4) Contract period: From contract date until March 31, 2032.
(5) Place of performance: As specified in the specifications.
(6) Tender method: 1) The bid price shall be a total price. 2) The winning bid price will be the bid amount plus 10% of that amount (fractions less than 1 yen are rounded down). Bidders must state in the bid form the amount corresponding to 100/110 of the desired contract amount regardless of tax status. Eligibility: Must not fall under Article 70 or 71 of the Budget and Accounting Act. Must be rated A or B in the unified qualification for competitive contracts for goods manufacturing/sales or service provision for FY 2025-2027. Must prove other qualifications as separately determined by the contract officer. Submission location and inquiries: The Polytechnic University of Japan, Management Department Accounting Section, 2-32-1 Ogawa Nishimachi, Kodaira City, Tokyo 187-0035, Tel: 042-346-7615. Tender documents will be distributed by email from the date of this notice until the bid submission deadline excluding weekends and holidays. Email requests to [email protected] with company name, contact person, and phone number. Bid submission deadline: July 13, 2026, noon. Bid opening: July 21, 2026, 10:00 AM at The Polytechnic University of Japan, Building 1, 4th floor, Meeting Room 1. Language and currency: Japanese and Japanese yen only. No bid or contract guarantee required. Bidders must submit sealed bids and required certificates by the deadline. Bids violating eligibility or conditions will be invalid. Contract document required. The lowest valid bid within the price limit will be awarded. No negotiation in the procedure. Further details in the tender explanation document.

Show original Japanese notice

入札公告

次のとおり一般競争入札に付します。 令和8年5月22日独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構職業能力開発総合大学校契約担当役校長三平満司
◎調達機関番号617 ◎所在地番号13

1 調達内容
(1) 品目分類番号71、27
(2) 調達件名及び数量図書館システムのクラウドサービスへの移行、機器更新及び運用・保守等業務(職業大) 一式2 3
(3)
(4)
(5)
(6)
(1)
(2)
(3)
(4)
(1) 調達案件の仕様等入札説明書及び仕様書による。 履行期間契約日から令和14年3月31日履行場所仕様書による。 入札方法1入札金額は、総価を記載すること。 2落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額とする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。 競争参加資格予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。 予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。 令和7・8・9年度における物品の製造・販売等に係る競争契約の参加資格(以下「全省庁統一資格」という。)の「役務の提供等」 のいずれかで「A」又は「B」等級に格付けされている者であること。 その他独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構職業能力開発総合大学校契約担当役校長が別に定める資格を有することを証明した者であること。 入札書の提出場所等入札書の提出場所、契約条項を示す場所、 入札説明書の交付場所及び問い合わせ先 〒187-0035東京都小平市小川西町2- 32-1独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構職業能力開発総合大学校管理部経理課電話042-346-7615 4 5
(2)
(3)
(4)
(1)
(2)
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(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(1) 入札説明書及び仕様書の交付方法本公告の日から入札書提出期限の日までの間(土日、 祝日を除く)に以下のとおり電子メールにて交付する。なお、電子メール以外の方法にて交付を希望する場合は3(1)に問い合わせること。 1宛先は[email protected]とすること。 2件名は『「図書館システムのクラウドサービスへの移行、機器更新及び運用・保守等業務(職業大)」入札説明書の交付依頼』とすること。 3本文には、会社名、担当者名及び電話番号を記入すること。 入札書の提出期限令和8年7月13日正午開札の日時及び場所令和8年7月21日10時00分独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構職業能力開発総合大学校1号館4階第1会議室その他入札及び契約手続において使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨に限る。 入札保証金及び契約保証金免除。 入札者に要求される事項この競争に参加を希望する者は、封印した入札書のほかに必要な証明書等を入札書の受領期限までに提出しなければならない。また、開札日の前日までの間において必要な証明書等の内容に関する照会があった場合には、説明しなければならない。 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者のした入札、入札に関する条件に違反した入札は無効とする。 契約書作成の要否要。 落札者の決定方法予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者と決定する。 手続における交渉の有無無。 その他詳細は入札説明書による。

Disclaimer

This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.

JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.

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