Library System Rental for Asahikawa Medical University
Open tenderJapanese title: 図書館システム1式
Asahikawa Medical University is seeking bids for the rental of a complete library system for a five-year period starting March 1, 2027. The procurement requires bidders to demonstrate capability to rent the system themselves and to third parties, with maintenance arrangements in place. Participation requires compliance with university regulations and qualification under the national procurement system for Hokkaido region service providers.
Key Details
- Source: Kanpo
- Notice type: Open tender
- Publication date: June 11, 2026
- Procuring entity: Yuji Nishikawa, President, Asahikawa Medical University
- Submission deadline: August 3, 2026, 17:00 JST
- Lease period: March 1, 2027 – February 28, 2032
- Bid opening: August 31, 2026, 11:00 JST, location: see the official notice
- Award method: Lowest-price award
- Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A–C, Hokkaido region – verify in the tender documents
- Status: Active
- Technology relevance: Possible
- Business-action likelihood: Medium – The tender is open to qualified bidders with specific regional and service qualifications, requiring proof of rental and maintenance capabilities, which may require local partnerships or adaptation.
Business Relevance
May interest companies providing library system solutions, rental IT systems, and maintenance services.
Participation fit
Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.
Official Source
This opportunity is based on a tender notice published in Kanpo, the official gazette of the Government of Japan.
- Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
- Official category: 入札公告 / Open competitive tender notice
- Publication date: June 11, 2026
- Publication: Kanpo, pages 30-31
Full English Translation
The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.
Tender Notice:
The following is a general competitive tender. Date: June 11, 2026. National University Corporation Asahikawa Medical University President Yuji Nishikawa. Procurement agency number 415. Location number 01. Item 4-1 Procurement details:
(1) Item classification number 14.
(2) Subject and quantity of rental: Library system, one complete set.
(3) Characteristics of the procurement subject: As per the tender documents.
(4) Rental period: From March 1, 2027 to February 28, 2032.
(5) Rental location: Asahikawa Medical University.
(6) Tender method: Bidders must state a unit price per month. The winning bid price will be the amount stated in the bid plus an additional 10% of that amount; therefore, bidders must state in the bid an amount equivalent to 100/110 of the estimated contract amount regardless of tax status.
2. Eligibility for participation:
(1) Must not fall under Articles 4 and 5 of the Asahikawa Medical University contract regulations. Minors, persons under conservatorship or assistance with necessary consent may be applicable under special reasons.
(2) Must have A, B, or C grade qualification for 'service provision etc.' in the Hokkaido region for fiscal 2026 under the national unified qualification system.
(3) Those intending to rent the items to third parties must prove ability to rent the items themselves and to third parties, and demonstrate a maintenance system for the rented items.
(4) Must not be under suspension of transactions by the university president. Date: Thursday, June 11, 2026 (Official Gazette No. 3).
3. Submission location etc.:
(1) Submission location, contract terms, tender document distribution and inquiries: Procurement Section, Finance Division, Asahikawa Medical University, 2-1-1 Midorigaoka Higashi, Asahikawa, Hokkaido 078-8510, Japan. Contact: Junji Okada, phone 0166-68-2157.
(2) Tender document distribution: From the date of this notice at the above location.
(3) Tender briefing: June 29, 2026, 11:00, Asahikawa Medical University Office, Second Conference Room.
(4) Bid receipt deadline: August 3, 2026, 17:00.
(5) Bid opening: August 31, 2026, 11:00, Asahikawa Medical University Office, Second Conference Room.
4. Other:
(1) Language and currency for contract: Japanese and Japanese yen.
(2) Bid and contract guarantees: exempted.
(3) Required documents: Bidders must submit sealed bids with documents proving ability to rent the items by the bid receipt deadline. Bidders must respond to explanations requested by the president before bid opening.
(4) Invalid bids: Those from ineligible bidders or those failing obligations per tender documents.
(5) Contract document required.
(6) Award method: The president will award to the bidder judged capable of renting the items and who submits the lowest valid bid within the price limit set by university regulations.
(7) No negotiation in procedures.
(8) Details per tender documents. If environmental conditions are specified in the tender documents, bidders must understand them fully before bidding.
Show original Japanese notice
入札公告
次のとおり一般競争入札に付します。 令和8年6月11日国立大学法人旭川医科大学学長西川祐司
◎調達機関番号415 ◎所在地番号01
〇第4号
1 調達内容
(1) 品目分類番号 14
(2) 借入件名及び数量図書館システム1式
(3) 調達件名の特質等入札説明書による。
(4) 借入期間令和9年3月1日から令和14年2月28日
(5) 借入場所旭川医科大学
(6) 入札方法 入札金額は、1月当たりの単価を記載すること。なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。
2 競争参加資格
(1) 旭川医科大学契約細則第4条及び第5条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被補佐人または被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、 同条中、特別な理由がある場合に該当する。
(2) 国の競争参加資格 (全省庁統一資格)において令和8年度に北海道地域の「役務の提供等」のA、B又はC等級に格付けされている者であること。なお、当該競争参加資格 については、令和8年3月31日付け号外政府調達第58号の官報の競争参加者の資格に関する公示の別表に掲げる申請受付窓口において随時受け付けている。
(3) 本公告に示した物品を第三者をして貸付けようとする者にあっては、当該物品を自ら貸付けできる能力を有するとともに、第三者をして貸付けできる能力を有することを証明した者、借入物品に係るメンテナンスの体制が整備されていることを証明した者であること。
(4) 学長から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。 3 4
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(8) 入札書の提出場所等入札書の提出場所、契約条項を示す場所 、 入札説明書の交付場所 及び問合せ先 〒078-8510北海道旭川市緑が丘東2条1丁目1-1旭川医科大学事務局財務課調達係長岡田淳志電話0166-68-21
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7入札説明書の交付方法 本公告の日から上記3
(1)の交付場所にて交付する。 入札説明会の日時及び場所 令和8年6月29日11時00分旭川医科大学事務局第二会議室入札書の受領期限 令和8年8月3日17時00分開札の日時及び場所 令和8年8月31日11時00分旭川医科大学事務局第二会議室その他契約手続において使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨。 入札保証金 及び契約保証金 免除入札者に要求される事項 この一般競争に参加を希望する者は、封印した入札書に本公告に示した物品を貸付けできることを証明する書類を添付して入札書の受領期限 までに提出しなければならない。入札者は、開札日の前日までの間において、学長から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。 入札の無効 本公告に示した競争参加資格 のない者の提出した入札書、入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書、その他入札説明書による。 契約書作成の要否 要落札者の決定方法 本公告に示した物品を貸付けできると学長が判断した入札者であって、旭川医科大学契約細則第13条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者とする。 手続における交渉の有無無その他詳細は、入札説明書による。なお、 入札説明書等で当該調達に関する環境上の条件を定めた調達であると示されている場合は、十分理解した上で応札すること。 5
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Disclaimer
This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.
JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.