Procurement Support Services for Conference Transcript Rapid Production System Renewal

Open tender

Japanese title: 会議録速成システム更改に係る調達支援業務

This procurement concerns support services related to the renewal of the conference transcript rapid production system for the House of Councillors. The contract period is from the signing date until July 30, 2027. Details on execution location and specifications are provided in the tender documents.

Software and Information Systems

Key Details

  • Source: Kanpo
  • Notice type: Open tender
  • Publication date: July 13, 2026
  • Procuring entity: Shigeyuki Kamimura, Director of the Accounting Section, General Affairs Department, House of Councillors
  • Document submission deadline: August 19, 2026, 17:00 JST
  • Submission deadline: September 1, 2026, 17:00 JST
  • Bid opening: September 2, 2026, 11:00 JST, location: see the official notice
  • Award method: Lowest-price award
  • Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services' – verify in the tender documents
  • Status: Active
  • Technology relevance: Possible
  • Business-action likelihood: Medium – Open competitive tender with electronic submission but requires qualification screening and adherence to Japanese government procurement rules, suggesting moderate barriers and need for local compliance.

Business Relevance

May interest companies providing software system renewal support and procurement consulting services, especially those experienced with government IT systems.

Participation fit

Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.

Official Source

This opportunity is based on a tender notice published in Kanpo, the official gazette of the Government of Japan.

  • Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
  • Official category: 入札公告 / Open competitive tender notice
  • Publication date: July 13, 2026
  • Publication: Kanpo, pages 1

Full English Translation

The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.

Tender Notice:
The following is announced as an open competitive tender. Date: July 13, 2026. Responsible officer: Shigeyuki Kamimura, Director of the Accounting Section, General Affairs Department, House of Councillors. Procurement agency number: 002. Location number: 13.

1. Use of electronic bidding system: This procurement will utilize the electronic procurement system for distribution of tender documents, submission of qualification materials, and bidding. Paper submission and distribution are also allowed.

2. Procurement details:
(1) Item classification numbers 71, 27.
(2) Procurement subject and quantity: Procurement support services related to the renewal of the conference transcript rapid production system.
(3) Characteristics of the procurement subject: As per tender documents and specifications.
(4) Performance period: From contract signing date until July 30, 2027.
(5) Performance location: As per tender documents and specifications.
(6) Bidding method: The winning bid price will be the bid amount plus 10% of that amount (fractions less than 1 yen will be truncated). Bidders must state in the bid form an amount equivalent to 100/110 of the estimated contract amount regardless of tax status.

3. Qualification for participation:
(1) Must not fall under Article 70 of the Budget Settlement and Accounting Act. Exceptions apply for minors or persons under guardianship with necessary consent.
(2) Must not fall under Article 71 of the Budget Settlement and Accounting Act.
(3) Must be rated A or B in the 'Provision of Services' category under the House of Councillors' unified qualification for fiscal years 2025-2027, or pass qualification screening by the bid submission deadline.
(4) Must not be under suspension from nomination by the House of Councillors or other ministries.
(5) Must meet other qualifications as determined by the responsible officer under Article 73 of the Budget Settlement and Accounting Act. Submission location and contact: Procurement Portal https://www.p-portal.go.jp/pps-web-biz/. Address: 1-11-16 Nagatacho, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0014. Bid procedures contact: Madoka Yagai, Contract Section, Accounting Division, House of Councillors Secretariat, phone 03-3581-3111 ext. 74325, email [email protected]. Specification contact: Shigeru Kikuchi, Records Planning Section, Records Department, House of Councillors Secretariat, phone 03-5521-7382. Tender documents are distributed via electronic procurement system; paper copies available upon request. Submission deadlines: Qualification documents by August 19, 2026, 17:00; bids by September 1, 2026, 17:00. Opening date and place: September 2, 2026, 11:00, House of Councillors Second Annex (East Building) 1F Accounting Section meeting room. Language and currency: Japanese and Japanese yen. No bid or contract deposit required. Bidders must submit a pledge stating they are not affiliated with organized crime groups. Only bidders passing qualification screening may participate. Invalid bids include those from unqualified bidders or those violating bid conditions. Contract document required. Winning bidder determined by lowest valid bid within estimated price range, with provisions for disqualification if performance or fairness concerns arise. See tender guidelines for details.

Show original Japanese notice

入札公告

次のとおり一般競争入札に付します。 令和8年7月13日支出負担行為担当官参議院庶務部会計課長上村隆行
◎調達機関番号002 ◎所在地番号13 1電子入札システムの利用本調達は「電子調達システム」を利用し、入札説明書の交付、競争参加資格確認資料等の提出及び入札を実施するものとする。 ただし、紙による交付及び提出も可とする。
2 調達内容
(1) 品目分類番号71、27
(2) 調達件名及び数量会議録速成システム更改に係る調達支援業務
(3) 調達件名の特質等入札説明書及び仕様書による。
(4) 履行期間契約締結日から令和9年7月30日までの間。
(5) 履行場所入札説明書及び仕様書による。
(6) 入札方法落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10%に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。
3 競争参加資格
(1) 予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。ただし、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者については、この限りではない。 才4
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(4) 〇 予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。 令和7・8・9年度参議院競争参加資格 (全省庁統一資格)において「役務の提供等」 の等級「A」又は「B」に格付けされている者、又は当該競争参加資格を有していない者で、入札書の受領期限までに競争参加資格審査を受け、競争参加資格者名簿に登載され、 当該等級に該当した者であること。 参議院から指名停止の措置を受けている期間中の者でないこと。 各府省庁等から指名停止等の措置を受けている期間中の者でないこと。 その他予算決算及び会計令第73条の規定に基づき、支出負担行為担当官が定める資格を有する者であること。 入札書の提出場所等電子調達システムのURL、入札書等の提出場所、契約条項を示す場所及び問い合わせ先 「調達ポータル」 https://www.p-portal.go.jp/pps-web-biz/ 〒100-0014東京都千代田区永田町1- 11-16入札手続関係:参議院事務局庶務部会計課契約係谷合まどか電話03-3581-3111 (内線74325) 電子メール [email protected] 仕様書関係:参議院事務局記録部記録企画課菊池繁電話03-5521-7382入札説明書の交付方法電子調達システムによりダウンロードにて交付する。なお、電子調達システム利用以外の方法で交付を希望する場合は、上記4(1)において、電子データ又は紙で交付する。 申請書及び資料の受領期限令和8年8月19日17時までに、電子調達システム利用、上記4(1)に持参、メール又は郵送により提出すること。 (郵送による場合は書留郵便とし、必着のこと。) 入札書の受領期限令和8年9月1日17時までに、電子調達システム利用、上記4(1)に持参又は郵送により提出すること。 (郵送による場合は書留郵便とし、必着のこと。) 5
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(7) 開札の日時及び場所ア日時令和8年9月2日11時イ場所参議院第二別館(東棟)1F会計課会議室
(3)から(5)については、電子調達システムにおいてシステム障害が発生した場合には、別途通知する日時に変更する場合がある。 その他入札及び契約手続において使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨。 入札保証金及び契約保証金免除。 入札者に要求される事項この一般競争入札に参加を希望する者は、参議院の交付する入札説明書に基づき資料を作成し、上記4(3) の受領期限内に提出しなければならない。また、支出負担行為担当官から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。 また、入札に参加を希望する者は、上記書類とあわせて暴力団等に該当しない旨の誓約書を提出しなければならない。 なお、提出された書類は参議院において審査を行い、採用し得ると判断した書類を提出した者のみ入札に参加できるものとする。 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者による入札及び入札に関する条件に違反した者の提出した入札は無効とする。 契約書作成の要否要。 落札者の決定方法予算決算及び会計令第79条の規定に基づいて作成された予定価格の範囲内の入札価格を示した入札者であって、 最低価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。ただし、本調達の予定価格が予決令第84条に規定する価格を超える場合、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち最低の価格をもって入札した者を落札者とする。 (その他の詳細は、入札心得書を参照のこと。) 詳細は入札説明書による。 6
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Disclaimer

This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.

JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.

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