Lease and Maintenance of 4 File Servers and 4 Shared Servers

Open tender

Japanese title: ファイルサーバ4台の借入及び保守(単価契約) 外1件 (PDF:159KB)

This tender is for the lease and maintenance of four file servers and four shared servers for the Hokkaido Regional Development Bureau, Asahikawa Development and Construction Department. The lease period is from March 1, 2027 to February 28, 2031. Detailed conditions and locations are specified in the tender documents.

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Key Details

  • Source: KKJ
  • Notice type: Open tender
  • Publication date: August 25, 2026
  • Procuring entity: Satoru SASAKI, Director of Asahikawa Development and Construction Department of Hokkaido Regional Development Bureau
  • Submission deadline: October 20, 2026, 14:00 JST
  • Bid opening: October 21, 2026, 14:00 JST, location: see the official notice
  • Award method: Lowest-price award
  • Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A–D, Hokkaido region – verify in the tender documents
  • Status: Active
  • Technology relevance: Medium
  • Business-action likelihood: Medium – Open competitive tender with electronic bidding, but local qualification grades and regional restrictions apply, requiring compliance and possible local partnership.

Business Relevance

May interest companies providing server leasing and maintenance services, especially those with experience in infrastructure hardware support.

Participation fit

Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.

Official Source

KKJ, Japan's Government Procurement Information Website, which aggregates procurement notices from national and local public-sector organizations.

  • Source: KKJ (Government Procurement Information Website)
  • Official category: 一般競争入札
  • Publication date: August 25, 2026
  • Publication: Official notice document (PDF)

Full English Translation

The following English translation was prepared from the original Japanese notice published by the procuring entity and listed on KKJ, Japan's Government Procurement Information Website. The translation below is based on the Japanese source text.

Tender Notice
The following is announced as an open competitive tender.
August 25, 2026
Obligating Officer
Satoru SASAKI, Director of Asahikawa Development and Construction Department of Hokkaido Regional Development Bureau
◎ Procurement agency number 020 ◎ Location number 01
○ Development Asahikawa No.16 (No.16)
1 Procurement Details
(1) Product classification number 14
(2) Lease subject and quantity
① Lease and maintenance of 4 file servers (unit price contract)
② Lease and maintenance of 4 shared servers (unit price contract)
(Electronic bidding and contract applicable)
(3) Characteristics of procurement subject: as per tender documents.
(4) Lease period: From March 1, 2027 to February 28, 2031
(5) Lease location: as per tender documents.
(6) Bidding method: Bidders must state the total price calculated by multiplying the desired unit price by the estimated quantity. The winning bid price will be the bid amount plus 10% of that amount (fractions less than one yen are rounded down). Bidders must submit bids equivalent to 100/110 of the estimated contract amount regardless of tax status.
(7) Use of electronic procurement system: This tender uses electronic submission, bidding, and contracting. If electronic submission is difficult, paper submission is allowed.
2 Eligibility for participation
(1) Must not fall under Articles 70 and 71 of the Cabinet Order concerning Budget, Auditing and Accounting.
(2) Must have Grade A, B, C, or D qualification for service provision in the Hokkaido region for fiscal years 2025-2027.
(3) Must not be under corporate reorganization or civil rehabilitation procedures.
(4) Must meet other qualifications specified by the obligating officer.
(5) Must not be under suspension by the Director-General of Hokkaido Regional Development Bureau during the bidding period.
(6) Must not be excluded due to organized crime group involvement.
(7) Must have downloaded the bid manual directly from the electronic procurement system or received it from the obligating officer.
3 Submission location and inquiries
(1) Submission location, contract terms, and contact:
Asami Nakanishi, Senior Officer, Contracts Division, Asahikawa Development and Construction Department, Hokkaido Regional Development Bureau
1-3-3-15 Miyamae, Asahikawa, Hokkaido 078-8513
TEL 0166-32-1509
(2) Electronic procurement system URL and contact:
https://www.p-portal.go.jp/pps-web-biz/
(3) Bid manual distribution method: via electronic procurement system. If difficult, contact above.
(4) Deadline for submission of qualification documents: 4:00 p.m. September 25, 2026
(5) Deadline for bid submission: 2:00 p.m. October 20, 2026
(6) Bid opening: 2:00 p.m. October 21, 2026, at Asahikawa Development and Construction Department meeting room 2
4 Others
(1) Language and currency: Japanese and Japanese yen.
(2) Bid and contract guarantees: exempted.
(3) Requirements for bidders: submit documents by deadlines via electronic or paper methods; respond to any requests from the obligating officer.
(4) Invalid bids: bids by unqualified bidders, false statements, or failure to fulfill obligations are invalid.
(5) Contract document required.
(6) Award method: lowest valid bid within price limits, with discretion to select next lowest if concerns arise.
(7) No negotiation in procedures.
(8) Bidders without qualification can submit documents but must have qualification confirmed by bid opening.
(9) Details as per tender documents.
5 Summary
(1) Official in charge: Satoru SASAKI, Director of Asahikawa Development and Construction Department of Hokkaido Regional Development Bureau
(2) Product classification: 14
(3) Lease items:
① 4 file servers
② 4 shared servers
(4) Lease period: March 1, 2027 to February 28, 2031
(5) Lease location: as per tender documents
(6) Participation qualifications: as above
(7) Submission deadlines: as above
(8) Contact: NAKANISHI Asami, Senior Officer, Contracts Division, Asahikawa Development and Construction Department, Hokkaido Regional Development Bureau, TEL 0166-32-1509
Show original Japanese notice

入 札 公 告次のとおり一般競争入札に付します。令和8年8月25日支出負担行為担当官北海道開発局旭川開発建設部長佐々木悟調達機関番号020 所在地番号01○開発旭川第16号(No.16)1 調達内容(1)品目分類番号 14(2)借入件名及び数量① ファイルサーバ4台の借入及び保守(単価契約)② 共有サーバ4台の借入及び保守(単価契約)(電子入札対象案件)(電子契約対象案件)(3)調達件名の特質等入札説明書による。(4)借入期間令和9年3月1日から令和13年2月28日(5)借入場所入札説明書による。(6)入札方法 入札金額は、契約希望単価に予定数量を乗じた総価を記載すること。なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の100分の10に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を記載した入札書を提出すること。(7)電子調達システムの利用 本案件は、申請書等の提出、入札及び契約を電子調達システムで行う対象案件である。なお、電子調達システムにより難い場合は、紙入札方式参加願及び紙契約方式手続願を提出するものとする。2 競争参加資格(1)予算決算及び会計令第70条及び第71条の規定に該当しない者であること。(2)令和07・08・09年度の国土交通省競争参加資格(全省庁統一)「役務の提供等」において、A、B、C又はDの等級に格付けされ、北海道地域の競争参加資格 を有する者であること。(3)会社更生法に基づき更生手続開始の申立てがなされている者又は民事再生法に基づき再生手続開始の申立てがなされている者(「競争参加者の資格に関する公示」(令和8年3月31日付官報)に基づき書類を提出した者を除く。)でないこと。(4)その他予算決算及び会計令第73条の規定に基づき、支出負担行為担当官 が定める資格を有する者であること。(5)申請書等の受領期限の日から開札の時までの間に、北海道開発局長から指名停止を受けていないこと。(6)警察当局から、暴力団員が実質的に経営を支配する者又はこれに準ずるものとして、国土交通省公共事業等からの排除要請があり、当該状態が継続している者でないこと。(7)電子調達システムから入札説明書等を直接ダウンロードした者であること、又は支出負担行為担当官から入札説明書等の交付を受けた者であること。3 入札書の提出場所等(1)入札書の提出場所、契約条項を示す場所 及び問い合わせ先〒078 -8513北海道旭川市宮前1条3丁目3番15号北海道開発局旭川開発建設部契約課上席専門官中西麻美電話0166-32-1509(2)電子調達システムのURL及び問い合わせ調達ポータルhttps://www.p-portal.go.jp/pps-web-biz/上記3(1)の問い合わせ先に同じ。(3)入札説明書の交付方法 電子調達システムにより交付する(入札説明書等に対する質問回答書についても同様に交付するので、ダウンロードの際に「更新通知メールの配信を希望する」に必ずチェックすること。)。ただし、やむを得ない事由により電子調達システムによる交付を受けることが困難な場合は上記3(1)に問い合わせること。(4)電子調達システムによる入札書類データ(申請書等)の受領期限及び紙入札方式による申請書等の受領期限令和8年9月25日16時00分(5)電子調達システムによる入札書及び紙入札方式による入札書の受領期限 令和8年10月20日14時00分(6)開札の日時及び場所 令和8年10月21日14時00分北海道開発局旭川開発建設部第2会議室4 その他(1)契約手続において使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨。(2)入札保証金 及び契約保証金 免除。(3)入札者に要求される事項① 電子調達システムにより参加を希望する者は、入札書類データ(申請書等)を所定の受領期限までに上記3(2)に示すURLに提出しなければならない。② 紙入札方式により参加を希望する者は、必要な申請書等を所定の受領期限までに上記3(1)に示す場所に提出しなければならない。なお、①、②いずれの場合も、開札日の前日までの間において、支出負担行為担当官 から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。(4)入札の無効 本入札公告等に示した競争参加資格のない者のした入札、申請書等に虚偽の記載をした者のした入札、入札の条件に違反した者のした入札及び入札者に求められた義務を履行しなかった者のした入札は無効とする。(5)契約書作成の要否 要。(6)落札者の決定方法 予算決算及び会計令第79条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。ただし、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち最低価格をもって入札した者を落札者とすることがある。(7)手続における交渉の有無無。(8)競争参加資格 の決定を受けていない者の参加 上記2(2)に掲げる一般競争参加資格 の決定を受けていない者も上記3(4)により申請書等を提出することができるが、競争に参加するためには、開札の時において、当該資格の決定を受け、かつ、競争参加資格 の確認を受けていなければならない。なお、当該資格の申請は「競争参加者の資格に関する公示」により随時受け付ける。(9)その他詳細は入札説明書による。

Disclaimer

This page is based on the official procurement notice published by the procuring entity and listed on KKJ, Japan's Government Procurement Information Website, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.

JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.

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