Comprehensive Renovation of the Scholarship Business System (JSAS) for Simplifying Scholarship Applications

Open tender

Japanese title: 奨学金申込の簡素化等に係る奨学金業務システム(JSAS)改修一式

Software and Information Systems Government Systems
About this page
This page is based on the official tender notice and presents information processed, translated, and edited by JBID.

Overview

This procurement concerns a comprehensive renovation of the Japan Student Services Organization's scholarship business system (JSAS) aimed at simplifying scholarship application processes. The contract includes performance, functionality, and technical improvements evaluated by a comprehensive assessment method. The execution deadline is March 31, 2029, and the place of execution is specified in the bidding documents.

Key Details

  • Source: Kanpo
  • Notice type: Open tender
  • Publication date: September 8, 2026
  • Procuring entity: Tomoya YOSHIOKA, Director of the Japan Student Services Organization
  • Submission deadline: October 28, 2026, 17:00 JST
  • Bid opening: November 9, 2026, 15:00 JST, location: see the official notice
  • Award method: Comprehensive evaluation (price + technical score)
  • Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A/B, Kanto-Koshinetsu region – verify in the tender documents
  • Status: Active
  • Technology relevance: Possible
  • Business-action likelihood: Medium – Open competitive bidding with detailed qualification requirements and a password-protected document download process; participation likely requires meeting strict certifications and regional qualifications.

Official Notice

Official Source

Kanpo, Japan's official government gazette, in which legally required public procurement notices are formally published.

  • Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
  • Official category: 入札公告 / Open competitive tender notice
  • Publication date: September 8, 2026
  • Publication: Kanpo, pages 11

Full English Translation

The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.

Tender Notice
The following is subject to open competitive bidding.
September 8, 2026
Japan Student Services Organization, Director Tomoya YOSHIOKA
◎ Procurement agency number 591
◎ Location number 14
1 Procurement Details
(1) Item classification numbers 71, 27
(2) Procurement subject and quantity: Comprehensive renovation of the scholarship business system (JSAS) related to simplification of scholarship applications
(3) Characteristics of the procurement subject: According to the bidding documents
(4) Execution deadline: March 31, 2029
(5) Execution location: According to the bidding documents
(6) Bidding method: The successful bidder will be determined by a comprehensive evaluation bidding method, requiring submission of documents related to performance, functions, and technology (hereinafter "documents for comprehensive evaluation"). The bid price will be the amount stated in the bid plus 10% of that amount (fractions less than 1 yen will be truncated). Bidders must state in the bid the amount equivalent to 100/110 of the estimated contract amount regardless of consumption tax status.
2 Eligibility for Participation
(1) Must not fall under Article 70 of the Budget Settlement and Accounting Act. Minors or persons under guardianship with necessary consent may apply under special reasons.
(2) Must not fall under Article 71 of the Budget Settlement and Accounting Act.
(3) Must have grade "A" or "B" in "Provision of Services, etc." in the Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology's unified qualification for fiscal years 2025-2027, and have competitive participation qualifications in the Kanto-Koshinetsu region.
(4) Must not be under transaction suspension by the Director of this organization.
(5) Must not be a member or associate of organized crime groups as defined by law.
(6) Must clearly establish handling standards for personal information such as name, address, contact phone number, and workplace (e.g., Privacy Mark certification).
(7) Must have established an information security management system (ISO/IEC27001 or JISQ27001 certification).
(8) Must have ISO9001 certification by an accredited body or equivalent quality system.
3 Submission Location of Bid Documents, etc.
(1) Submission location, contract terms location, bidding document distribution location, and contact:
Japan Student Services Organization, Ichigaya Office, Finance Department, Accounting Section, Contract Section
10-7 Ichigayahonmuracho, Shinjuku-ku, Tokyo 162-8412
Phone: 03-6743-6022
(2) Distribution method of bidding documents: Download from the organization's website. Password required; request by email to [email protected] with subject "Password Request (Comprehensive renovation of the scholarship business system (JSAS))" including company name, unified qualification vendor code, department, contact person, phone, fax, and email.
(3) Bidding briefing session: October 1, 2026, 11:00 AM
(4) Bid receipt deadline: October 28, 2026, 5:00 PM
(5) Bid opening date and location: November 9, 2026, 3:00 PM, Japan Student Services Organization Ichigaya Office
4 Others
(1) Language and currency for contract procedures: Japanese and Japanese currency.
(2) Bid and contract guarantee exemption. However, if the successful bidder does not conclude the contract, a penalty of 5% of the bid price must be paid.
(3) Requirements for bidders: Submit sealed bid with documents for comprehensive evaluation and required documents by bid receipt deadline. Respond to inquiries from the organization regarding submitted documents before bid opening.
(4) Invalid bids: Bids from ineligible participants or those failing obligations will be invalidated.
(5) Contract document required.
(6) Method of determining successful bidder: Among bidders judged capable of delivering the goods within the price limit, those meeting all minimum required performance items will be evaluated comprehensively to select the winner.
(7) No negotiation in procedures.
(8) Details according to bidding documents.
Show original Japanese notice

入札公告

次のとおり一般競争入札に付します。 令和8年9月8日独立行政法人日本学生支援機構理事長吉岡知哉◎調達機関番号591 ◎所在地番号14 1 調達内容 (1)品目分類番号　71、27 (2)調達件名及び数量奨学金申込の簡素化等に係る奨学金業務システム(JSAS)改修一式 (3)調達件名の特質等入札説明書による (4) 履行期限　令和11年3月31日 (5) 履行場所　入札説明書による (6)入札方法　落札者の決定は、総合評価落札方式をもって行うので、提案に係る性能、機能、技術等に関する書類(以下「総合評価のための書類」という。)を提出すること。なお、 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、 見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。2 競争参加資格 (1)予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。(2)予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。(3)令和7・8・9年度文部科学省競争参加資格　(全省庁統一資格)において、 「役務の提供等」の「A」又は「B」の等級に格付けされ、 関東・甲信越地域の競争参加資格　を有する者であること。なお、当該競争参加資格　については、令和8年3月31日付号外政府調達第58号の官報の競争参加者の資格に関する公示の別表に掲げる申請受付窓口において随時受け付けている。(4)本機構理事長から取引停止を受けている期間中でないこと。(5)「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」に規定するところの暴力団員及びその構成員、準構成員又はその関係者でないこと。(6)氏名、住所、連絡先電話番号、就業場所及びこれに類する個人情報その他の取扱基準を確立していることを明確にできること。 (プライバシーマークの認定を受けている等) (7)情報セキュリティ管理体系を確立していること。 (ISO/IEC27001又はJISQ27001の認証を受けていること) (8)公益財団法人日本適合性認定協会又は海外の認定機関により認定された審査登録機関によるISO9001の認証を受けていること。又は、 これと同等の品質システムを有していること。3 入札書の提出場所等 (1)入札書の提出場所、契約条項を示す場所　、 入札説明書の交付場所　及び問合わせ先 〒162-8412東京都新宿区市谷本村町10- 7独立行政法人日本学生支援機構市谷事務所財務部経理課契約係電話03-6743- 6022 (2)入札説明書の交付方法　本機構HPからのダウンロードで交付。 本公告の日から交付する。なおパスワードが必要となるので、電子メールで(keiri- [email protected])まで、以下の要領でパスワードの送付を依頼すること。 電子メールの件名を「パスワード交付依頼 (奨学金申込の簡素化等に係る奨学金業務システム(JSAS)改修)」とし、電子メールの本文に、会社名、全省庁統一資格の業者コード、担当部署、担当者氏名、電話番号、FA X番号、メールアドレスを記載すること。(3)入札説明会の日時及び場所　令和8年10月1日(木)11時00分から (4)入札書等の受領期限令和8年10月28日 (水)17時00分 (5)開札の日時及び場所　令和8年11月9日 (月)15時00分独立行政法人日本学生支援機構市谷事務所内 4 その他 (1)契約手続きにおいて使用する言語及び通貨　日本語及び日本国通貨。(2)入札保証金　及び契約保証金　免除。ただし、 落札者が契約を結ばない場合には、落札価格の5パーセントに相当する違約金を支払わなければならない。(3)入札者に要求される事項　この一般競争に参加を希望する者は、封印した入札書に総合評価のための書類及び入札説明書に示す提出書類を添付し、入札書の受領期限　までに提出しなければならない。入札者は、開札日の前日までの間において、本機構から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。(4)入札の無効　本公告に示した競争参加資格　のない者の提出した入札書、入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書、その他入札説明書による。 報 (5)契約書作成の要否　要。(6)落札者の決定方法　本公告に示した物品を納入できると理事長が判断した入札者であって、本機構契約事務取扱細則第12条の規定に官基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で、入札説明書で指定する性能、機能、技術等(以下「性能等」という。)のうち、必須とした項目の最低限の要求要件をすべて満たしている性能等を提案した入札者の中から、入札説明書で定める総合評価の方法をもって落札者を定める。(7)手続における交渉の有無無。(8)その他詳細は、入札説明書による。

Business Signal

Business Relevance

May interest companies providing software development and system renovation services for government or educational scholarship management systems.

Participation fit

Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.

This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.

JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.

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