Comprehensive Information System for International Research Center

Open tender

Japanese title: 日文研情報システム一式(公開WEB サーバ一式、ファイル共有基盤一式、リモートアクセス基盤(VPN等) 一式、事務職員業務用および研究員向け貸出用クライアントPC 一式、システム構築、移行、運用支援および保守(役務) 一式以上、環境構築、搬入、据付、配線、接続調整、ネットワーク構築、ソフトウェアのインストール、 セットアップ、設定、保守、既設設備・システムとの接続、

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This page is based on the official tender notice and presents information processed, translated, and edited by JBID.

Overview

This tender is for a comprehensive information system for the International Research Center for Japanese Studies, including public web servers, file sharing infrastructure, remote access infrastructure (VPN etc.), client PCs for staff and researchers, system construction, migration, operation support, and maintenance services. The scope also covers environment setup, installation, wiring, network construction, software installation, setup, configuration, maintenance, connection with existing equipment and systems, and removal of equipment at contract end. The contract period is from July 1, 2027 to June 30, 2032.

Key Details

  • Source: Kanpo
  • Notice type: Open tender
  • Publication date: September 10, 2026
  • Procuring entity: Nobuko NAGAKI, Director of the National Institutes for the Humanities
  • Submission deadline: October 30, 2026, 17:00 JST
  • Bid opening: December 3, 2026, 15:00 JST, location: see the official notice
  • Award method: Comprehensive evaluation (price + technical score)
  • Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A–C, Kinki region – verify in the tender documents
  • Status: Active
  • Technology relevance: Possible
  • Business-action likelihood: Medium – Open competitive bidding with comprehensive evaluation, but requires local certifications and proof of maintenance capability; participation likely needs local partner or adaptation.

Official Notice

Official Source

Kanpo, Japan's official government gazette, in which legally required public procurement notices are formally published.

  • Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
  • Official category: 入札公告 / Open competitive tender notice
  • Publication date: September 10, 2026
  • Publication: Kanpo, pages 15

Full English Translation

The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.

Tender Notice:
The following is subject to open competitive bidding. Date: September 10, 2026. Procuring entity: National Institutes for the Humanities, Director Nobuko NAGAKI. Procurement agency number: 416. Location number: 26.
1. Procurement details
(1) Item classification numbers: 71, 27
(2) Procurement subject and quantity: Comprehensive information system for the International Research Center for Japanese Studies, including public WEB servers, file sharing infrastructure, remote access infrastructure (VPN etc.), client PCs for office staff and researchers, system construction, migration, operation support and maintenance services, environment setup, delivery, installation, wiring, connection adjustment, network construction, software installation, setup, configuration, maintenance, connection with existing equipment and systems, and costs related to removal of equipment upon contract expiration.
(3) Characteristics of procurement subject: As described in the bidding documents.
(4) Contract period: From July 1, 2027 to June 30, 2032.
(5) Contract location: National Institutes for the Humanities, International Research Center for Japanese Studies.
(6) Bidding method: Bidders must state the unit price per month. The successful bidder will be selected by comprehensive evaluation based on submitted documents regarding performance, functions, and technology. The bid price will be calculated by adding 10% to the stated bid amount; bidders must state 100/110 of the estimated contract amount regardless of tax status.

2. Eligibility for participation
(1) Must not fall under disqualification provisions of the National Institutes for the Humanities contract regulations.
(2) Must be rated A, B, or C in the national competitive participation qualification for the Kinki region in fiscal year 2026 for 'service provision etc.'
(3) Those intending to lease the procured items to third parties must prove capability to lease and maintain the items themselves and for third parties.
(4) Must not be under suspension of transactions by the Director of the National Institutes for the Humanities.

3. Submission details
(1) Submission location, contract terms, bidding document distribution, and contact: Finance Section, Management Department, International Research Center for Japanese Studies, National Institutes for the Humanities, 3-2 Oeyama-cho, Misasagi, Nishikyo-ku, Kyoto 610-1192. Contact: Kunikazu Fujii, Tel: 075-335-2026, Email: [email protected]
(2) Bidding documents available from the date of this notice at the above location.
(3) Bidders' briefing: September 17, 2026, 14:00, Large Conference Room, 1st floor, Information and Management Building, International Research Center for Japanese Studies.
(4) Bid submission deadline: October 30, 2026, 17:00.
(5) Bid opening: December 3, 2026, 15:00, same location as briefing.
4. Other
(1) Language and currency for contract: Japanese and Japanese yen.
(2) Bid and contract guarantees: exempted.
(3) Bidders must submit sealed bids with documents proving ability to supply the items by the deadline. Bidders must respond to explanations requested by the contract manager before bid opening.
(4) Invalid bids: those from ineligible bidders or those failing obligations.
(5) Contract document required.
(6) Successful bidder selection: The Director will select a bidder capable of leasing the items within the estimated price limit, meeting all mandatory performance requirements, by comprehensive evaluation. Low bids below the investigation standard price will be subject to investigation.
(7) No negotiation in procedures.
(8) Details in bidding documents. Bidders must understand environmental conditions if specified.

End of notice.
Show original Japanese notice

入札公告

次のとおり一般競争入札に付します。 令和8年9月10日大学共同利用機関法人人間文化研究機構長木部暢子◎調達機関番号416 ◎所在地番号26〇第1号1 調達内容 (1)品目分類番号　71、27 (2)借入等件名及び数量日文研情報システム一式(公開WEB サーバ一式、ファイル共有基盤一式、リモートアクセス基盤(VPN等) 一式、事務職員業務用および研究員向け貸出用クライアントPC 一式、システム構築、移行、運用支援および保守(役務) 一式以上、環境構築、搬入、据付、配線、接続調整、ネットワーク構築、ソフトウェアのインストール、 セットアップ、設定、保守、既設設備・システムとの接続、借入期間満了に伴い発生する機器の撤去に係る費用を含む。) (3)調達件名の特質等入札説明書による。(4)借入期間令和9年7月1日から令和14年6月30日 (5)借入場所大学共同利用機関法人人間文化研究機構国際日本文化研究センター (6)入札方法　入札金額は1月あたりの単価を記載すること。落札者の決定は、総合評価落札方式をもって行うので、提案に係る性能、 機能、技術等に関する書類(以下「総合評価のための書類」という。)を提出すること。なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。2 競争参加資格 (1)大学共同利用機関法人人間文化研究機構契約事務取扱規則第5条及び第6条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。(2)国の競争参加資格　(全省庁統一資格)において令和8年度に近畿地域の「役務の提供等」 のA、B又はC等級に格付けされている者であること。なお、当該競争参加資格　については、令和8年3月31日付け号外政府調達第58号の官報の競争参加者の資格に関する公示の別表に掲げる申請受付窓口において随時受け付けている。(3)本公告に示した物品を第三者をして貸付けようとする者にあっては、当該物品を自ら貸付けできる能力を有するとともに、第三者をして貸付けできる能力を有することを証明した者、借入物品に係るメンテナンスの体制が整備されていることを証明した者であること。(4)大学共同利用機関法人人間文化研究機構長から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。3 入札書の提出場所等 (1)入札書の提出場所、契約条項を示す場所　、 入札説明書の交付場所　及び問合せ先 〒610-1192京都市西京区御陵大枝山町3丁目2番地大学共同利用機関法人人間文化研究機構国際日本文化研究センター管理部財務課財務運用係藤井邦勘電話075- 335-2026 E-mail:[email protected] (2)入札説明書の交付方法　本公告の日から上記3(1)の交付場所にて交付する。(3)入札説明会の日時及び場所　令和8年9月17日14時00分大学共同利用機関法人人間文化研究機構国際日本文化研究センター情報・管理棟1階大会議室 (4)入札書の受領期限　令和8年10月30日17時00分 (5)開札の日時及び場所　令和8年12月3日15時00分大学共同利用機関法人人間文化研究機構国際日本文化研究センター情報・管理棟1階大会議室4 その他 (1)契約手続において使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨。(2)入札保証金　及び契約保証金　免除。(3)入札者に要求される事項　この一般競争に参加を希望する者は、封印した入札書に本公告に示した物品を納入できることを証明する書類を添付して入札書の受領期限　までに提出しなければならない。入札者は、開札日の前日までの間において、契約責任者から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。(4)入札の無効　本公告に示した競争参加資格　のない者の提出した入札書、入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書、その他入札説明書による。(5)契約書作成の要否　要。(6)落札者の決定方法　本公告に示した物品を貸付けできると大学共同利用機関法人人間文化研究機構長が判断した入札者であって、大学共同利用機関法人人間文化研究機構契約事務取扱規則第13条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で、大学共同利用機関法人人間文化研究機構長が入札説明書で指定する性能、機能、技術等(以下「性能等」 という。)のうち、必須とした項目の最低限の要求要件をすべて満たしている性能等を提案した入札者の中から、大学共同利用機関法人人間文化研究機構長が入札説明書で定める総合評価の方法をもって落札者を定める。なお、 調査基準価格を下回る入札が行われた場合は落札保留の上、低入札価格調査を実施する。(7)手続における交渉の有無無。 報 (8)その他詳細は、入札説明書による。なお、 入札説明書等で当該調達に関する環境上の条件を定めた調達であると示されている場合は、十分理解した上で応札すること。 官

Business Signal

Business Relevance

May interest companies providing integrated IT infrastructure solutions, including server, network, remote access, client hardware, and system migration and maintenance services.

Participation fit

Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.

This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.

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