Asset Inventory and Modernization Direction Study for Scholarship Administration System
Open tenderJapanese title: 奨学金業務システムの資産棚卸し及びモダナイゼーションの方向性検討業務一式
Overview
This tender is for comprehensive services to conduct an asset inventory and examine modernization directions for the scholarship administration system managed by the Japan Student Services Organization. The contract period is from the signing date until July 31, 2027. Qualification requirements include ISO 9001 or equivalent quality management certification and information security certifications such as ISO/IEC 27001 or Privacy Mark.
Key Details
- Source: Kanpo
- Notice type: Open tender
- Publication date: October 21, 2026
- Procuring entity: YOSHIOKA Tomoya, President of the Japan Student Services Organization
- Submission deadline: December 10, 2026, 17:00 JST
- Bid opening: December 25, 2026, 15:00 JST, location: see the official notice
- Award method: Comprehensive evaluation (price + technical score)
- Eligibility (from notice): All-ministry unified qualification, 'services', grade A/B, Kanto-Koshinetsu region – verify in the tender documents
- Status: Active
- Technology relevance: Possible
- Business-action likelihood: Medium – The tender requires specific quality and security certifications and regional government qualification grades, indicating moderate barriers; however, it is an open competitive tender with a clear submission process.
Official Notice
Official Source
Kanpo, Japan's official government gazette, in which legally required public procurement notices are formally published.
- Source: Kanpo, Government Procurement Notice Edition
- Official category: Tender notice
- Publication date: October 21, 2026
- Publication: Kanpo, pages 23
Full English Translation
The following English translation was prepared from the original Japanese notice published in Kanpo. Where an official English summary appears in the Kanpo publication, it was used only for verification; the translation below is based on the Japanese source text.
The following is announced as an open competitive tender. Date: October 21, 2026. Procuring entity: Japan Student Services Organization, President YOSHIOKA Tomoya. Procurement agency number: 591. Location number: 14.
1 Procurement details
(1) Item classification numbers: 71, 27
(2) Procurement subject and quantity: Comprehensive services for asset inventory and modernization direction study of the scholarship administration system
(3) Characteristics of the procurement subject: According to the tender specifications
(4) Performance period: From contract signing date until July 31, 2027
(5) Performance location: According to the tender specifications
(6) Tender method: The successful bidder will be determined by a comprehensive evaluation method. Bidders must submit documents related to performance, functions, and technology (hereafter "documents for comprehensive evaluation"). The bid price will be calculated as the bid amount plus 10% of that amount (fractions less than 1 yen will be truncated). Bidders must state in the bid form an amount equivalent to 100/110 of the estimated contract amount regardless of tax status.
2 Eligibility for participation
(1) Must not fall under Article 70 of the Budget Settlement and Accounting Act. Minors or persons under guardianship with necessary consent may be exceptions.
(2) Must not fall under Article 71 of the Budget Settlement and Accounting Act.
(3) Must have grade A or B in "Provision of Services, etc." under the Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology's unified qualification for fiscal years 2025-2027, and have eligibility for the Kanto-Koshinetsu region. Applications accepted at designated government procurement offices.
(4) Must not be under transaction suspension by the President of the Japan Student Services Organization.
(5) Must not be members or affiliates of organized crime groups as defined by law.
(6) Quality management system requirements: The contractor must satisfy one of the following:
1. ISO 9001 certification (JIS Q 9001 or ISO 9001) for information processing activities by the executing organization/department.
2. CMMI Level 3 or higher certification.
3. Equivalent quality management system if above certifications are not held.
(7) Information security requirements: The contractor must satisfy one of the following:
1. Certification of information security management system such as JIS Q 27001, ISO/IEC 27001, or ISMS.
2. Certification under the Privacy Mark system by the Japan Information Processing Development Corporation.
3. Equivalent personal information protection management system.
(8) Past achievements: At least one case in the past five years in any of the following:
1. System asset analysis, legacy system evaluation, modernization study for government agencies.
2. Asset inventory, technical evaluation, migration planning for large-scale legacy systems.
3. Modernization study of core systems including COBOL assets.
3 Submission details
(1) Submission location, contract terms location, tender specification distribution location, and contact: Japan Student Services Organization Ichigaya Office, Finance Department, Accounting Section, Contract Section, 10-7 Ichigayahonmuracho, Shinjuku-ku, Tokyo 162-8412, Tel: 03-6743-6022
(2) Tender specification distribution method: Download from the organization's website starting from the date of this notice. Password required; request by email to [email protected] with subject "Password request (Asset Inventory and Modernization Direction Study for Scholarship Administration System)" and company details in the body.
(3) Tender briefing session: November 4, 2026 (Wednesday) 11:00 at the Japan Student Services Organization Ichigaya Office.
(4) Bid submission deadline: December 10, 2026 (Thursday) 17:00.
(5) Bid opening date and location: December 25, 2026 (Friday) 15:00 at the Japan Student Services Organization Ichigaya Office.
4 Other
(1) Language and currency for contract procedures: Japanese and Japanese yen.
(2) Bid and contract guarantee: Exempted. However, if the successful bidder does not conclude the contract, a penalty of 5% of the bid price applies.
(3) Requirements for bidders: Bidders wishing to participate must submit sealed bid forms with documents for comprehensive evaluation and other documents specified in the tender specifications by the bid submission deadline. Bidders must respond to explanations requested by the organization before the bid opening date.
(4) Invalid bids: Bids submitted by ineligible bidders or those who fail to fulfill obligations will be invalidated as per the tender specifications.
(5) Contract document: Required.
(6) Method of deciding the successful bidder: Among bidders judged capable of delivering the items and within the estimated price limit, the successful bidder will be selected by the comprehensive evaluation method specified in the tender specifications, meeting all mandatory performance requirements.
(7) Negotiations: None.
(8) Other details: According to the tender specifications.
Show original Japanese notice
入札公告
次のとおり一般競争入札に付します。令和8年10月21日独立行政法人日本学生支援機構理事長吉岡知哉◎調達機関番号591 ◎所在地番号141 調達内容(1)品目分類番号 71、27(2)調達件名及び数量 奨学金業務システムの資産棚卸し及びモダナイゼーションの方向性検討業務一式(3)調達件名の特質等 入札説明書による(4)履行期間 契約締結日から令和9年7月31日まで (5) 履行場所 入札説明書による(6)入札方法 落札者の決定は、総合評価落札方式をもって行うので、提案に係る性能、機能、技術等に関する書類(以下「総合評価のための書類」という。)を提出すること。なお、 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、 見積もった契約金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。2 競争参加資格(1)予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。(2)予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。(3)令和7・8・9年度文部科学省競争参加資格 (全省庁統一資格)において、 「役務の提供等」の「A」又は「B」の等級に格付けされ、 関東・甲信越地域の競争参加資格を有する者であること。なお、当該競争参加資格については、令和8年3月31日付号外政府調達第58号の官報の競争参加者の資格に関する公示の別表に掲げる申請受付窓口において随時受け付けている。(4)本機構理事長から取引停止を受けている期間中でないこと。(5)「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」に規定するところの暴力団員及びその構成員、準構成員又はその関係者でないこと。(6)品質マネジメントシステムに関する要件として、受託者は、以下のいずれかの条件を満たすこと。 1 ISO 9001の認証取得品質マネジメントシステムの規格である 「JIS Q 9001」又は「ISO 9001」 (登録活動範囲が情報処理に関するものであること。) の認証を、本業務を遂行する組織・部門が有していること。 2 プロセス成熟度モデルの認定取得 CMMIレベル3以上の認定を有していること。 3 同等の品質管理体制上記1 2の認証がない場合、これらと同等の品質管理手順及び体制が明確化された品質マネジメントシステムを有していること。(7)情報セキュリティに関する要件として受託者は、以下のいずれかの条件を満たすこと。 1 情報セキュリティマネジメントシステムの認証取得情報セキュリティ実施基準である「JIS Q 27001」、 「ISO/IEC 27001」又は「ISMS」 の認証を有していること。 2 プライバシーマーク制度の認定一般財団法人日本情報処理開発協会のプライバシーマーク制度の認定を受けていること。 3 同等の個人情報保護体制上記1 2と同等の個人情報保護のマネジメントシステムを確立していること。(8)過去5年間に、以下のいずれかの業務実績を1件以上有すること。 1 官公庁等におけるシステム資産分析、レガシーシステム評価、モダナイゼーション検討業務2大規模レガシーシステムにおける資産棚卸、技術評価、移行計画策定業務3 COBOL資産を含む基幹システムのモダナイゼーション検討業務3 入札書の提出場所等(1)入札書の提出場所、契約条項を示す場所、 入札説明書の交付場所及び問合わせ先 〒162-8412 東京都新宿区市谷本村町10- 7独立行政法人日本学生支援機構市谷事務所財務部経理課契約係 電話03-6743- 6022(2)入札説明書の交付方法 本機構HPからのダウンロードで交付。 本公告の日から交付する。なおパスワードが必要となるので、電子メールで ([email protected])まで、以下の要領でパスワードの送付を依頼すること。 電子メールの件名を「パスワード交付依頼 (奨学金業務システムの資産棚卸し及びモダナイゼーションの方向性検討業務一式)」とし、電子メールの本文に、会社名、全省庁統一資格の業者コード、担当部署、担当者氏名、 電話番号、FAX番号、メールアドレスを記載すること。(3)入札説明会の日時及び場所 令和8年11月4日(水)11時00分から独立行政法人日本学生支援機構市谷事務所内(4)入札書等の受領期限令和8年12月10日 (木)17時00分まで(5)開札の日時及び場所 令和8年12月25日 (金)15時00分 独立行政法人日本学生支援機構市谷事務所内4 その他(1)契約手続きにおいて使用する言語及び通貨 日本語及び日本国通貨。(2)入札保証金及び契約保証金 免除。ただし、 落札者が契約を結ばない場合には、落札価格の5パーセントに相当する違約金を支払わなければならない。(3)入札者に要求される事項 この一般競争に参加を希望する者は、封印した入札書に総合評価のための書類及び入札説明書に示す提出書類を添付し、入札書の受領期限までに提出しなければならない。入札者は、開札日の前日までの間において、本機構から当該書類に関し説明を求められた場合は、それに応じなければならない。(4)入札の無効 本公告に示した競争参加資格のない者の提出した入札書、入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書、その他入札説明書による。(5)契約書作成の要否 要。(6)落札者の決定方法 本公告に示した物品を納入できると理事長が判断した入札者であって、本機構契約事務取扱細則第12条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で、入札説明書で指定する性能、機能、技術等(以下「性能等」という。)のうち、必須とした項目の最低限の要求要件をすべて満たしている性能等を提案した入札者の中から、入札説明書で定める総合評価の方法をもって落札者を定める。(7)手続における交渉の有無無。(8)その他詳細は、入札説明書による。
Business Signal
Business Relevance
Potential relevance requires a targeted fit check. Confirm the supplier's documented capabilities against the actual requirements and verify a participation route.
- Product fit: Potential
- Current-case feasibility: Unknown
- Evidence confidence: Low
- Supply-chain security: Unknown
Earliest required deadline in the examined route (Japan time): 2026-12-10T17:00:00+09:00
Participation fit
Participation is expected to require appropriate Japanese government procurement eligibility, or cooperation with a suitable Japanese partner holding the required qualification. The eligibility requirements have not been fully reviewed and should be verified against the official tender documents.
This page is based on the official Kanpo tender notice, with translation and a preliminary business assessment by I.J. Do. The official Japanese notice and tender documents are binding.
JBid is a beta technology-procurement intelligence service by I.J. Do.